Преимущества и принципы внеофисного хранения документов

605562_61_1131912442Многие современные организации и предприятия решают вопрос хранения корпоративной документации путем создания внеофисных архивов. В этом случае обязанность по содержанию и обеспечению сохранности актов, отчетности и прочих бумаг ложится на плечи специализированных фирм.

Такой подход сулит немало преимуществ. Во-первых, внеофисное хранение дает возможность не тратить финансовые средства на переквалификацию сотрудников предприятия и не вводить новую штатную единицу – архивариуса. Ведь за ведением архива необходимо следить, соблюдая законодательные нормы. Справиться с подобными задачами по силам только опытному профессионалу. Но, к сожалению, далеко не у каждой компании найдется профильный специалист, способный взять на себя данную обязанность.

Во-вторых, путем хранения документов вне офиса можно сэкономить рабочее пространство. В процессе деятельности любого предприятия бумаг скапливается достаточное количество. Чтобы разместить их, в офисных помещениях выделяется место под различное оборудование – стеллажи, полки, ящики, сейфы и т.д.

В зависимости от рода деятельности компании может даже потребоваться выделение целого помещения под архив. Это приводит к дополнительным расходам, поскольку покупка и аренда коммерческой недвижимости обходятся отнюдь не дешево. Кроме того, обустройство отдельного помещения под документацию чревато и лишними хлопотами.

При организации архивов необходимо строго соблюдать некоторые нормы и правила. В подобном помещении предстоит создать микроклимат, благоприятный для бумажных носителей информации. С целью их сохранности в архиве придется поддерживать определенную температуру, уровень влажности и освещенности.

Кроме того, далеко не каждое офисное пространство может быть использовано с такими целями. К примеру, не подойдет чердачное или подвальное помещение, а также комнаты, через которые проходят те или иные инженерные коммуникации.

В-третьих, компании и фирмы, специализирующиеся на архивном хранении корпоративной документации, оказывают ряд дополнительных, весьма полезных услуг. В распоряжении таких организаций не только опыт и профессионализм, но и целый арсенал высокотехнологичного оборудования.

К примеру, компания-клиент может заказать сканирование документов, в том числе и нестандартных параметров, а также их уничтожение. Интересной и высоко востребованной на рынке является услуга создания электронных архивов. Такая база данных обеспечивает оперативный доступ к отчетам, актам и другим документам.

Электронные архивы разрабатываются специалистами с применением современных программных систем, отличающихся эффективностью и удобством в использовании. Все документы сканируются и заносятся в электронную базу данных, которой могут пользоваться сотрудники компании. При этом на поиски нужной бумаги у них уходит не более минуты.

В современном мире услуги архивных компаний пользуются высоким спросом, что на практике доказывает их эффективность и рациональность.



Оставьте Ваш комментарий к новости:

Написать ответ